Le rôle du Conseil d’administration
Le Conseil d’administration est le mandataire de la Chambre de commerce de Gatineau (CCG) et il a un rôle spécifique à jouer dans la société, différent de la permanence et apportant une valeur ajoutée non seulement à la CCG mais aussi à la société tout entière. Il remplit plusieurs fonctions:
- Fonction morale: doit veiller à préserver l’intérêt des membres de façon équitable et doit s’assurer de la présence des personnes compétentes, disponibles et connaissant bien les membres.
- Fonction légale: il est responsable à la fois d’interpréter la mission de l’organisation et de faire des changements aux règlements lorsque nécessaire.
- Fonction de planification: celle-ci touche principalement l’engagement de la direction générale, le soutien de la direction générale et la planification des programmes et du budget.
- Fonction d’évaluation: assurer un suivi de la planification, et évaluer les décisions du Conseil d’administration et de ses administrateurs; évaluer les décisions et la performance du directeur général; évaluer les politiques; puis exercer un contrôle direct en période de crise (en l’absence d’un directeur général).
- Fonction de représentation: de ses électeurs au Conseil d’administration, du Conseil d’administration auprès de ses électeurs, de la CCG face à la société en général, de la Chambre de commerce via la voix d’une personne désignée, qui fait des relations publiques ou gouvernementales, puis finalement pour la collaboration.
- Fonction de service des administrateurs: refléter l’opinion des membres; développer la réputation de la Chambre de commerce; établir des contacts «politiques»; s’engager à mettre son expertise au service de l’organisation.
PLUS PRÉCISÉMENT, VOICI LES RÔLES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION:
- Fournir des orientations stratégiques: fixer des objectifs à moyen et long termes en clarifiant la mission de la Chambre de commerce, sa vision d’avenir, ainsi que dans la définition de ses valeurs qui se doivent d’aider les administrateurs à prendre les meilleures décisions lors des situations critiques difficiles.
- Prendre position sur les enjeux stratégiques
- Embaucher et évaluer annuellement le rendement du directeur général
- Développer et mettre en place des encadrements: c.-à.-d. des points de référence qui ont de l’importance dans la mise en œuvre des actions et qui guident les comportements. Il incombe au Conseil d’administration l’encadrement de ses propres activités (se donner certaines règles de conduite, assurer son recrutement, etc.); l’encadrement des comités (définition claire des mandats, leurs obligations en terme d’échéance, etc.); l’encadrement de la permanence (ce qui lui semble acceptable comme pratiques administratives, détermination de certaines règles de prudence en gestion); l’encadrement du directeur général (politique d’évaluation de la performance); et la gestion des risques.
- Approuver annuellement programmes et budgets: vérifier l’adéquation entre ce qui est présenté et les orientations stratégiques déjà définies.
- Développer et garder un réseau de contacts avec la communauté
- Se préoccuper de la viabilité de la Chambre de commerce
LES ATTENTES ENVERS LES ADMINISTRATEURS
Les membres sont élus, pour un mandat de deux (2) ans, lors d’une élection se tenant à l’Assemblée générale annuelle qui se tient au mois de juin chaque année. La contribution attendue et requise des membres du conseil est de combler la présidence sur l’un des comités et de la présidence d’Export Outaouais ainsi que de statuer sur les enjeux et priorités de positionnement stratégique de la CCG. Selon leurs intérêts et expertises, certains membres seront appelés à être le représentant officiel de la CCG sur certains comités externes ainsi qu’à faire preuve de leadership en travaillant certains dossiers concrets : faire des recherches, rencontrer des acteurs clés, alimenter les contenus et présenter les orientations aux membres du conseil. Il faut prévoir, par année, la tenue d’environ dix (10) rencontres de conseil d’administration et de sept (7) rencontres du Comité exécutif. Les rencontres se tiennent habituellement de 11 h 30 à 13 h ou de 7 h 30 à 9 h en semaine. Le membre du conseil est conscient de l’importance de sa participation et présence aux rencontres. Selon les Règlements généraux, tout membre du conseil qui sans raison n’assiste pas à trois assemblées consécutives, ou accumule cinq absences motivées peut se voir destitué de son poste.
Les devoirs d’un administrateur se concentrent autour de quatre rubriques: des devoirs envers lui-même, envers ses collègues au Conseil, envers la Chambre de commerce et envers la société en général.
- Envers lui-même: il doit s’assurer d’être disponible; de mettre son expertise personnelle à la disposition de la Chambre de commerce; de donner l’exemple pour obtenir et conserver le respect de ses collègues; sa préoccupation principale doit être le bien général de la Chambre de commerce.
- Envers ses collègues au Conseil: il se doit de respecter les autres en se présentant aux réunions de façon assidue, en s’y préparant et en y participant activement; faire preuve d’ouverture d’esprit et donc d’une bonne capacité d’écoute; il se doit d’être solidaire et loyal envers ses collègues et la Chambre de commerce; mener à bien ses engagements face à ses collègues; faire preuve d’honnêteté, de transparence; s’assurer d’avoir les avis d’experts avant de prendre toute décision majeure et agir avec diligence; agir avec compétence en allant au fond des choses; faire confiance à ses collègues qui ont également des connaissances et de l’expérience.
- Envers la Chambre de commerce: s’informer régulièrement du développement des dossiers et enjeux de la Chambre de commerce; s’assurer que les politiques de gouvernance soient respectées, être attentif à la mission, à la vision et aux valeurs de la Chambre de commerce et s’assurer que ses interventions sont en accord avec elles; être loyal et solidaire envers la Chambre de commerce et donc défendre les positions du conseil d’administration, faire primer les intérêts de la Chambre de commerce et s’abstenir de faire des déclarations publiques; se sentir personnellement responsable et imputable; appuyer son directeur général.
- Envers la société: la crédibilité individuelle de chaque administrateur est la base de la crédibilité globale de la Chambre de commerce. Chaque administrateur doit s’assurer que la Chambre de commerce respecte les prescriptions de la loi, de sa charte, de ses règlements et de ses politiques. S’assurer que le code de déontologie soit respecté, rendre compte des actions de la Chambre de commerce de par l’exactitude de son rapport annuel et de sa situation financière.
